A participação em eventos necessita de detalhada organização, tanto antes quanto depois da realização do evento. De pronto, realizamos um mapeamento dos eventos da área que estão previstos para ocorrer nos próximos doze meses. Depois disso, verificamos em quais deles consideramos importante divulgar nossa biblioteca virtual em saúde, a BVS Prevenção e Controle de Câncer. A divulgação pode ser realizada através de um stand do INCA, em parceria com o Ministério da Saúde (MS), ou em stand próprio. No primeiro caso, articulamos junto ao setor de comunicação social do INCA, responsável por realizar a interface com o Ministério da Saúde, para garantir nossa presença. Quando não há participação do INCA/MS, a própria Secretaria Executiva da BVS Prevenção e Controle de Câncer entra em contato com a organização do evento, geralmente por telefone. É importante que se faça um contato direto, preferencialmente via telefone, para explicar de forma clara qual é o propósito desta biblioteca virtual.
Após esse primeiro contato, enviamos um e-mail contextualizando nossa BVS no âmbito do evento, informando os tipos de dinâmicas e abordagens que serão realizadas com os participantes e sugerindo uma infraestrutura ideal para a realização do nosso trabalho. Após esses primeiros momentos, mantemos contato com a organização, ficando à disposição dos interessados, garantindo a formalização da parceria.
Existem diversas dinâmicas da BVS Prevenção e Controle de Câncer durante os eventos. A escolha dessas dinâmicas é feita de acordo com o público-alvo, a duração do evento, o âmbito (nacional ou internacional) e a infraestrutura disponível. A seguir, descrevemos as principais atividades que podem ser desenvolvidas:
- Minicurso – para demonstrar as fontes de informações e apresentar os recursos disponíveis no portal da BVS Prevenção e Controle de Câncer. São reservados dois horários do dia para realizar essa atividade. Após o minicurso, realizamos o sorteio ou distribuição de materiais de divulgação da BVS e dos parceiros. Para tanto, é necessário a disponibilidade de TV, computador e apoio sonoro.
- Sorteios ou distribuição de material de divulgação – são realizados em horários de grande circulação de participantes nos stands. Solicitamos que os interessados assinem uma relação numérica e, em seguida, sorteamos um número (que já levamos pronto). Essa atividade costuma atrair um grande público, sendo acompanhada da distribuição dos panfletos informativos da BVS.
- Distribuição de materiais e publicações sobre prevenção e controle de câncer – é realizada durante todo o evento. Sempre há um técnico de nossa equipe no local disponível para tirar dúvidas e demostrar as ferramentas do portal.
- Divulgação nos telões durante os intervalos do evento e parcerias com palestrantes para recomendar acesso ao portal da BVS – essa dinâmica costuma ser realizada quando o evento permitir tal intervenção e quando existe a oportunidade de ter contato com os palestrantes, explicando do que se trata o portal.
Em todas as dinâmicas, solicitamos aos interessados que informem o nome, o estado e o e-mail em uma lista, para que possamos enviar um boletim informativo que planejamos produzir futuramente. Além disso, incentivamos em nossas palestras e apresentações o acesso ao portal da BVS e também o cadastramento em nosso perfil oficial da BVS no Facebook.
Para um bom alcance de público, ajustamos as dinâmicas conforme os intervalos previstos na programação do evento. Por fim, é de extrema importância um agradecimento formal aos organizadores informando, se possível, os resultados alcançados durante o evento. Para que essa prática seja bem sucedida, é recomendável selecionar profissionais que tenham disponibilidade de estar nos stands e nos eventos com frequência. Para melhorar essa estratégia de expansão de alcance, nossa BVS Prevenção e Controle de Câncer tem seguido uma agenda de eventos que prioriza regiões com menos acessos ao portal e também eventos de abrangência internacional.
